Checkliste Eventplanung leichtgemacht:

  • Eckdaten des Events festlegen (Budget, Dauer, Teilnehmerzahl usw.)
  • Eventziele definieren
  • Roter Faden für Veranstaltungen finden und diesen anschließend konsequent umsetzen
  • Zielpublikum (Gäste) ermitteln
  • Datum festlegen (hier vorher prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden) < gegebenfalls Ersatzdatum definieren
  • Ort der Veranstaltung/ Location ermitteln mit Besichtigung
  • frühzeitig Location reservieren
  • Infrastruktur festlegen: was benötige ich an Fest-Equipment?
  • Ein spezielles Event Motto wirkt sich auf die ganze Planung aus
  • (Dresscode, Unterhaltung, Speiseplan, Deko, Mobiliar, Essen, Getränke usw.)

Sind diese Punkte geklärt geht es weiter:

  • Eckdaten zum Event Konzept mit Budget, Ablauf, Termine
  • Terminplanung festlegen
  • Eventorganigramm erstellen
  • (Wer macht was und wann, Verantwortlicher und Stellvertreter, Grobtermine, Aufgabenbereich usw.)

Nun zur Event – Detailplanung:

  • Abläufe definieren
  • Eventlocation definieren bzw. reservieren ( Vertrag abschließen )
  • Eventdienstleister suchen bzw. Verträge abschließen (Mobiliar, Fotograf, Catering, Deko, Technik, Transport, Reinigung usw.)
  • Mobiliar / Infrastruktur, Equipment frühzeitig aufbauen und testen
  • Bewirtung organisieren, Menüs & Getränke festlegen und in der entsprechenden Menge bestellen
  • Programm/ Motto usw. festlegen
  • Anreise/ Abreise organisieren (Beschilderung ,Transport Equipment, Parkplätze, Fahrplan usw.)
  • Sicherheitskonzept erstellen (Notausgänge, externes Personal, Sanitäter, Sicherheitsdienst usw.)
  • Promotionsmassnahme (Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenke, Dankesmail usw.)

Nach dem Event:

  • Abbau von Mobiliar/ Technik/ Infrastruktur
  • Inventar prüfen
  • Abrechnung vornehmen und Budgetabgleich (Soll/ Ist)
  • Entsorgung
  • Reinigung
  • Manöverkritik intern oder externer Partner
  • Dankesmail / Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage Feedback)
Es freut uns, wenn wir Sie mit dieser Checkliste unterstützen konnten.
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